Missions des archives
Faire la preuve de l'action de la Métropole, de la Ville et du CCAS, en conserver la trace et la rendre accessible sont les missions principales confiées au service commun des Archives.
Ces missions se concrétisent par différentes actions que l'on peut résumer par une équation 4C + 1V = A (comme Archives)
Collecte
Les archivistes organisent et préparent la transmission des documents produits et reçus par les différents services versants aux Archives selon une procédure bien établie appelée "Versement".
Ils sont également amenés à recueillir des archives de toutes natures provenant de particuliers, d'organismes ou associations diverses par le biais de dons.
Classement
Une fois collectés, les documents sont mis en ordre intellectuellement et matériellement selon des principes et normes archivistiques. Les dossiers sont identifiés par un système de cotation, conditionnés dans des boîtes adaptées et entreposés sur des rayonnages. L'aboutissement du travail de classement et du traitement documentaire d'analyse et d'indexation donne lieu à la publication d'instruments de recherche qui facilitent les recherches et l'accès aux archives.
Conservation
Les Archives gardent physiquement les documents qui leur sont confiés selon des normes spécifiques relatives à l'hygrométrie, la température, la lumière... en vue d'assurer leur sauvegarde, on parle de conservation préventive.
Certains documents peuvent faire l'objet d'une restauration par un professionnel qualifié (sur place ou dans un atelier extérieur), on parle de conservation curative.
Communication
Toute l'équipe met enfin à la disposition du public et des services versants, les archives en fonction de leur état matériel et du respect de la confidentialité des informations. Certains documents ne sont consultables que sous forme numérisée de façon à protéger matériellement les originaux fragiles.
La communication des documents est une mission fondamentale encadrée par la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA) et la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). Le principe de communication des archives publiques aux citoyens remonte à la Révolution française et est considéré comme un élément essentiel de la démocratie.
Valorisation
Le service des Archives dispose désormais d'un espace d'accrochage, accessible à tous aux heures d'ouverture de la salle de lecture, permettant de présenter des reproductions de documents au sein du bâtiment Edith Thomas.
Nous pouvons aussi participer à la valorisation du patrimoine municipal et métropolitain à travers différentes actions : l'organisation ou la participation à des exposition, l'accueil de publics scolaires, la réalisation de publications, la diffusion et l'amélioration de l'accès aux documents.
La numérisation des collections, la mise en ligne sur internet ainsi que la présentation des fonds et des activités du service sur les réseaux sociaux participent également à la valorisation du patrimoine conservé.
